1. Objeto
Estos Términos y Condiciones (en adelante, el "Contrato") regulan el acceso y uso de Binstarh, un software como servicio (Software as a Service, "SaaS") de historia clínica para Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), consultorios y clínicas colombianas, que incluye la generación de la Factura Electrónica de Venta en salud (FEV), el RIPS en formato JSON, el Código Único de Validación (CUV) y el Código Único de Contrato (CUCON) exigidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, prestado por BINSTARH SAS, sociedad comercial identificada con NIT 901.747.658-0, con domicilio en Bogotá, Colombia (en adelante, "Binstarh"). El presente Contrato constituye un contrato mercantil atípico de prestación de servicios de software bajo modalidad de licenciamiento de uso no exclusivo, regido por las normas del Código de Comercio en lo no previsto expresamente aquí.
2. Definiciones
- Cliente: la IPS, consultorio, clínica o red de prestadores que contrata un plan de Binstarh.
- Usuario: la persona natural autorizada por el Cliente para operar una cuenta dentro de la Plataforma (personal administrativo, médico o asistencial).
- Plataforma o Servicio: el software Binstarh en su modalidad SaaS, incluidos sus módulos de agenda, historia clínica, convenios y generación de Documentos Normativos.
- Documentos Normativos: la FEV, el RIPS-JSON, el CUV, el CUCON y cualquier otro documento o reporte que la Plataforma genere en cumplimiento de las Resoluciones 2275, 1557, 1884, 866 y 948 del Ministerio de Salud y Protección Social, o de las que las modifiquen, sustituyan o adicionen.
- Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan en la Plataforma, incluida la historia clínica, los datos de pacientes, los datos de facturación y los datos sensibles de salud.
- Encargo de Tratamiento: la relación bajo la cual Binstarh procesa Datos del Cliente por cuenta e instrucción de este, conforme a la sección 17 y a la Política de Tratamiento de Datos.
3. Naturaleza del contrato y calidad de las partes
Binstarh otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, no transferible y revocable sobre la Plataforma, por la duración de la suscripción contratada, sin que ello implique la venta, cesión o transferencia del software, su código fuente o cualquier derecho de propiedad intelectual sobre este. El Cliente adquiere el Servicio para el desarrollo de su actividad profesional o empresarial de prestación de servicios de salud y no como destinatario final ajeno a dicha actividad; en consecuencia, y de conformidad con el artículo 5 numeral 3 de la Ley 1480 de 2011, el Cliente no ostenta la calidad de "consumidor" frente a Binstarh para los efectos de dicha ley, sin perjuicio de que Binstarh honre, como práctica de buena fe comercial (artículo 863 del Código de Comercio), los estándares de calidad, idoneidad e información que anuncia públicamente sobre el Servicio.
4. Aceptación de los términos
El acceso o uso de Binstarh implica la aceptación plena de este Contrato y de la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos. Si no está de acuerdo con alguno de estos documentos, debe abstenerse de usar el Servicio. La aceptación electrónica de estos Términos (mediante clic, registro de cuenta o uso efectivo de la Plataforma) constituye un mensaje de datos con plena validez, eficacia probatoria y fuerza vinculante conforme al principio de equivalencia funcional consagrado en los artículos 6 a 13 de la Ley 527 de 1999.
5. Descripción del servicio
Binstarh ofrece distintos planes de suscripción, agrupados por número de usuarios, cada uno con las mismas funcionalidades de cumplimiento normativo y los límites de uso descritos en la página de precios. Binstarh se reserva el derecho de modificar, agregar o descontinuar funcionalidades específicas de cada plan, notificando previamente a los Clientes activos con una antelación razonable cuando el cambio afecte materialmente el Servicio contratado.
6. Registro y cuenta de usuario
Para usar Binstarh es necesario registrar una cuenta con información veraz, completa y actualizada. El Cliente es responsable de la confidencialidad de las credenciales de acceso de sus Usuarios, de asignar los permisos adecuados según el rol de cada Usuario, y de toda actividad realizada bajo esas cuentas. Binstarh no se hace responsable por accesos no autorizados derivados de la falta de cuidado del Cliente o sus Usuarios en la custodia de sus credenciales.
7. Obligaciones del cliente
El Cliente se compromete a:
- Usar Binstarh únicamente para fines lícitos, relacionados con la historia clínica, la facturación y el cumplimiento normativo en salud de su propia IPS, consultorio o clínica.
- No compartir sus cuentas con terceros no autorizados ni usar el Servicio para operar prestadores distintos al suyo sin la contratación correspondiente.
- Suministrar información veraz, completa y actualizada para la generación de los Documentos Normativos, siendo consciente de que la inclusión de información falsa en documentos con destino a la DIAN, al Ministerio de Salud o a entidades responsables de pago puede constituir falsedad en documento conforme a la Ley 599 de 2000 (Código Penal), responsabilidad que corresponde exclusivamente al Cliente que la origina.
- Contar con la autorización correspondiente de sus propios pacientes para el tratamiento de los datos personales y datos sensibles de salud que cargue en la Plataforma, conforme a la Política de Tratamiento de Datos, y con el consentimiento informado que exige la normatividad de salud para cada procedimiento.
- Mantener copias o respaldos propios de la información crítica de su operación, sin perjuicio de las copias de seguridad que realiza Binstarh conforme al Acuerdo de Nivel de Servicio.
- Mantener un procedimiento de contingencia clínica y administrativa independiente de la Plataforma (por ejemplo, registro manual transitorio), de forma que la atención en salud no dependa exclusivamente de la disponibilidad del Servicio, en cumplimiento de su deber legal e indelegable de continuidad en la prestación de servicios de salud.
- Contar con habilitación vigente ante el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) para operar como IPS, consultorio o clínica, y asegurar que su personal de salud esté debidamente inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (RETHUS) cuando la ley lo exija. Binstarh no verifica ni certifica dicha habilitación o inscripción, y no será responsable por la prestación de servicios de salud por personal no habilitado que el Cliente registre en la Plataforma.
- Pagar oportunamente el valor de la suscripción contratada, en los términos de la sección 8.
8. Planes, precios y facturación
Los precios publicados en el sitio son referenciales y están sujetos a confirmación mediante cotización directa. Una vez contratado un plan, el valor acordado se factura de forma periódica (mensual, salvo pacto distinto), más el Impuesto sobre las Ventas (IVA) y las retenciones que correspondan conforme al Estatuto Tributario colombiano. Binstarh podrá ajustar los precios de los planes hacia futuros períodos de facturación, notificando al Cliente con antelación razonable. La mora en el pago de dos (2) o más períodos de facturación consecutivos faculta a Binstarh para suspender el acceso al Servicio, previa notificación, sin perjuicio de las acciones de cobro a que haya lugar; el acceso de solo lectura para exportar Datos del Cliente se mantendrá durante el plazo descrito en la sección 9.
9. Cancelación y efectos de la terminación
El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento, sin períodos de permanencia obligatoria, comunicándolo por los canales de contacto dispuestos en este Contrato. La cancelación no genera devoluciones de períodos ya facturados y disfrutados, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario. A partir de la terminación o cancelación, Binstarh mantendrá disponibles para su exportación los Datos del Cliente durante un período de treinta (30) días calendario, en formatos estructurados de uso común (JSON, CSV o PDF, según el tipo de información) y sin costo adicional por ese primer ejercicio del derecho, transcurrido el cual podrá eliminarlos o anonimizarlos de sus sistemas activos, salvo la información que deba conservar por mandato legal —en particular, la historia clínica, cuyo período mínimo de retención está definido por la Resolución 1995 de 1999 (modificada por la Resolución 839 de 2017) en quince (15) años contados desde la última atención, y los soportes contables y tributarios, conforme al artículo 28 del Código de Comercio y al artículo 632 del Estatuto Tributario—. Sobre esa información retenida por mandato legal, Binstarh continúa actuando como Encargado del Tratamiento en los términos de la Política de Tratamiento de Datos, sin que ello implique acceso operativo del Cliente a la Plataforma.
10. Propiedad intelectual y datos del cliente
El software, su código fuente, diseño, marca "Binstarh" y demás elementos que lo componen son propiedad de BINSTARH SAS o de sus licenciantes, y están protegidos por la normatividad colombiana e internacional de propiedad intelectual. El Cliente conserva la titularidad y el control sobre los Datos del Cliente, sin que ello implique cesión alguna a favor de Binstarh más allá de lo estrictamente necesario para prestar el Servicio. Frente a la historia clínica en particular, esta titularidad se entiende sin perjuicio de que dicho documento, por su naturaleza y reserva legal especial (Ley 23 de 1981, artículo 34; Resolución 1995 de 1999), no es objeto de propiedad negociable, sino de custodia y reserva a favor del paciente, quien conserva en todo momento su derecho de acceso. Binstarh podrá generar y usar información estadística agregada y anonimizada —de la cual no sea posible identificar, directa o indirectamente, a un paciente o prestador— con fines de mejora del producto, investigación e indicadores del sector salud; dicha información, al carecer de capacidad identificadora, no constituye dato personal para los efectos de la Ley 1581 de 2012. Los comentarios, sugerencias o solicitudes de mejora que el Cliente comparta con Binstarh podrán ser usados libremente por esta para el desarrollo del Servicio, sin contraprestación adicional.
11. Historia clínica y cumplimiento normativo
Binstarh automatiza la custodia de la historia clínica y la generación de los Documentos Normativos exigidos por el Ministerio de Salud, con base en la información que el Cliente ingresa en la Plataforma. La exactitud, veracidad, actualidad y reserva de esa información —incluida la información clínica del paciente, protegida por la reserva legal de la historia clínica del artículo 34 de la Ley 23 de 1981 y del artículo 2 de la Ley 1751 de 2015— es responsabilidad exclusiva del prestador de servicios de salud que la reporta. Binstarh no sustituye el criterio profesional del personal de salud ni asume responsabilidad por decisiones clínicas o administrativas tomadas con base en los reportes generados. Cuando la normatividad lo exija, Binstarh transmitirá la información de historia clínica que corresponda a la Plataforma de Interoperabilidad de Historia Clínica Electrónica del Ministerio de Salud, conforme a la Resolución 866 de 2021, actuando siempre por instrucción y en representación del Cliente. Las referencias en el sitio web o en materiales comerciales de Binstarh a un "cumplimiento garantizado" de una resolución específica se refieren al compromiso de Binstarh de mantener la Plataforma actualizada, con la diligencia profesional descrita en la sección 14, para reflejar los requisitos técnicos vigentes de dicha resolución a partir de su entrada en vigor; no constituyen una garantía frente a errores derivados de información inexacta suministrada por el Cliente, ni frente a criterios de verificación adoptados unilateralmente por terceros (entidades responsables de pago, la DIAN o el Ministerio de Salud) sobre casos particulares.
12. Integraciones: Billu, API y terceros
Binstarh puede conectarse, a solicitud del Cliente, con Billu, otra plataforma de BINSTARH SAS enfocada en contabilidad, nómina y facturación electrónica general. Cuando el Cliente active esta integración, autoriza el intercambio de la información estrictamente necesaria entre ambas plataformas para evitar doble digitación. El uso de Billu, una vez activada la integración, se rige adicionalmente por los términos y condiciones propios de Billu.
Cuando el Cliente conecte su propio Sistema de Información Hospitalaria (HIS) o de Información Radiológica (RIS) a Binstarh mediante la API REST pública, el Cliente es el único responsable de la seguridad, disponibilidad y correcto funcionamiento de su sistema y de la exactitud de la información que transmite a través de la API; la responsabilidad de Binstarh se limita a la validación y generación de los Documentos Normativos a partir de la información recibida. Binstarh no responde por integraciones de terceros no soportadas oficialmente por su equipo técnico.
13. Disponibilidad y soporte
Binstarh procura mantener el Servicio disponible de forma continua, sin perjuicio de mantenimientos programados o eventos de fuerza mayor, conforme a lo descrito en el Acuerdo de Nivel de Servicio, que forma parte integral de este Contrato. El soporte se presta por los canales indicados en el sitio, principalmente WhatsApp, en horario hábil colombiano, con atención prioritaria para los planes que así lo contemplen.
14. Garantías y exclusión de garantías
Binstarh garantiza que prestará el Servicio con la diligencia profesional propia de su actividad y que este cumplirá con las funcionalidades descritas en la página de funcionalidades vigente al momento de la contratación. Salvo por dicha garantía y las que la ley colombiana no permita excluir, el Servicio se presta "tal cual" (as is) y "según disponibilidad", sin garantías adicionales de ningún tipo, expresas o implícitas, incluidas garantías de idoneidad para un propósito particular distinto al descrito o de operación ininterrumpida o libre de errores, sin perjuicio de los compromisos de disponibilidad y soporte descritos en el Acuerdo de Nivel de Servicio.
15. Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de Binstarh frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de este Contrato se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los seis (6) meses anteriores al hecho que originó la reclamación. Binstarh no será responsable por perjuicios indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio o daños derivados del uso indebido de la Plataforma, de información incorrecta suministrada por el Cliente, o de causas de fuerza mayor o caso fortuito. Esta limitación no aplica a los daños causados por dolo o culpa grave de Binstarh, ni a los casos en que la ley colombiana no permita limitar o excluir la responsabilidad, incluida la derivada de una violación de seguridad sobre datos sensibles de salud bajo su custodia como Encargado del Tratamiento, imputable a Binstarh o a los Subencargados de los que se valga para prestar el Servicio.
16. Indemnidad
El Cliente mantendrá indemne a Binstarh frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado de: (i) información falsa, inexacta o desactualizada que el Cliente o sus Usuarios hayan cargado en la Plataforma; (ii) el incumplimiento del Cliente de sus obligaciones frente a sus propios pacientes, incluida la falta de autorización o consentimiento informado; o (iii) el uso del Servicio en contravención de este Contrato o de la ley aplicable.
17. Protección de datos personales
El tratamiento de los datos personales relacionados con el uso de Binstarh, incluidos los datos sensibles de salud, se rige por la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos, elaboradas conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. La aceptación de este Contrato, que incorpora e incluye la aceptación expresa de la Política de Tratamiento de Datos, constituye el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos exigido por el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 entre el Cliente y Binstarh, sin perjuicio de que las partes puedan suscribir adicionalmente un acuerdo específico por escrito cuando el volumen o la naturaleza de los Datos del Cliente lo justifiquen.
18. Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra que conozca con ocasión de este Contrato, y a no divulgarla ni usarla para fines distintos a la ejecución del Servicio, durante su vigencia y por un período de dos (2) años después de terminado, salvo que deba revelarse por mandato legal o de autoridad competente.
19. Fuerza mayor y caso fortuito
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este obedezca a fuerza mayor o caso fortuito, en los términos del artículo 64 del Código Civil colombiano, incluidos fallas generalizadas de internet o de proveedores de infraestructura en la nube, desastres naturales, actos de autoridad y ataques informáticos que superen los controles de seguridad razonables implementados por Binstarh. Esta cláusula no exime a ninguna de las partes de sus deberes de notificación de incidentes de seguridad frente a titulares y autoridades, conforme a la Política de Tratamiento de Datos, aun cuando el incidente subyacente constituya fuerza mayor o caso fortuito.
20. Cesión y subcontratación
El Cliente no podrá ceder este Contrato ni los derechos derivados de él sin autorización previa y escrita de Binstarh. Binstarh podrá ceder este Contrato o subcontratar la prestación de aspectos técnicos u operativos del Servicio (por ejemplo, infraestructura en la nube), sin que ello lo exima de su responsabilidad frente al Cliente, y podrá cederlo libremente en el marco de una fusión, adquisición o reorganización societaria, notificando al Cliente. Cuando dicha cesión implique un cambio material y adverso en las condiciones de seguridad o tratamiento de los Datos del Cliente, el Cliente podrá terminar el Contrato sin penalidad dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de la cesión.
21. Notificaciones
Las notificaciones entre las partes se entenderán válidamente efectuadas cuando se envíen al correo electrónico registrado por el Cliente en su cuenta o a info@binstarh.com, o cuando se comuniquen dentro de la Plataforma, con plena validez probatoria conforme a la Ley 527 de 1999.
22. Modificaciones a estos términos
Binstarh podrá actualizar este Contrato para reflejar cambios normativos, operativos o del Servicio. Los cambios sustanciales se notificarán a los Clientes activos por correo electrónico o dentro de la Plataforma, con antelación razonable a su entrada en vigor. El uso continuado del Servicio después de esa fecha implica la aceptación de los cambios.
23. Terminación anticipada
Binstarh podrá suspender o terminar el acceso de un Cliente que incumpla este Contrato, use el Servicio de forma fraudulenta, o incurra en mora en el pago de su suscripción, previa notificación cuando la naturaleza del incumplimiento lo permita. Una mora superior a noventa (90) días calendario faculta a Binstarh para terminar el Contrato de pleno derecho, sin necesidad de requerimiento judicial previo. La terminación no exime al Cliente del pago de los valores adeudados hasta la fecha efectiva de terminación.
24. Ley aplicable, resolución de conflictos y jurisdicción
Este Contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de manera directa cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución; de no lograrlo en un plazo de treinta (30) días, podrán acudir a un centro de conciliación de Bogotá, D.C., conforme a la Ley 640 de 2001, antes de someter la controversia a los jueces competentes de esa ciudad.
25. Disposiciones generales
Si alguna cláusula de este Contrato fuera declarada inválida o inexequible, las demás mantendrán su plena vigencia. Este Contrato, junto con la Política de Privacidad, la Política de Tratamiento de Datos y el Acuerdo de Nivel de Servicio, constituye el acuerdo íntegro entre las partes respecto de su objeto, y prevalece sobre cualquier entendimiento previo, salvo pacto escrito posterior en contrario. La falta de ejercicio oportuno de un derecho por alguna de las partes no implica renuncia a él.
26. Contacto
Para preguntas sobre este Contrato, puede escribir a info@binstarh.com o por WhatsApp.